I. Opis przedmiotu zapytania

Dostawa oraz wdrożenie oprogramowania wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem klasy ERP wraz z wykonaniem niezbędnych usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania, w tym dostawa i instalacja platformy sprzętowej niezbędnej do uruchomienia i pracy ww. oprogramowania.

Specyfikację wymagań funkcjonalnych dotyczących oprogramowania zawiera załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

Wszystkie moduły oferowanego oprogramowania muszą tworzyć system zintegrowany, tzn. zapewnić jednokrotne wprowadzanie danych, dostęp do niezbędnych dla danej funkcjonalności danych bez konieczności ich replikowania, kopiowania czy też transferu, a także  widoczność wprowadzonych danych w czasie rzeczywistym we wszystkich miejscach, gdzie są wykorzystywane.  Nie dopuszcza się opcji uaktualniania danych co pewien okres czasu (np. raz w ciągu godziny, dnia, tygodnia albo miesiąca).

II. Miejsce i termin złożenia oferty

29.12.2016, w sekretariacie spółki GEKOPLAST S.A., ul. Krasickiego 13, 42-693 Krupski Młyn lub pocztą elektroniczną (na adres b.nikiel@gekoplast.pl) do godz. 16.00

Oferty złożone po ww. terminie nie będą rozpatrywane.

III. Planowany termin realizacji zamówienia

Termin rozpoczęcia prac przez wybranego Dostawcę wynikać będzie z ramowego harmonogramu wdrożenia, który powinna zawierać oferta.

Zakładany termin uruchomienia oprogramowania w GEKOPLAST S.A. to 1 stycznia 2018 r.

IV. Ważność oferty

Odpowiedź na niniejsze zapytanie ofertowe jest równoznaczne z gwarancją jej ważności do stycznia 2018r

V. Wymagania wobec oferentów

O udzielenie zlecenia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

1. Prowadzą działalność gospodarczą w zakresie objętym przedmiotem niniejszego zapytania min. od 2 lat – zał. nr 2

2. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia – zał. nr 3

3. Nie mają powiązań osobowych lub kapitałowych z GEKOPLAST S.A. – zał. nr 4

4. Posiadają pozytywne i udokumentowane doświadczenia jako dostawcy usług o zbliżonej złożoności do przedmiotu niniejszego zapytania w okresie 2 lat przed złożeniem oferty.

5. Posiadają zespół osób o odpowiednich kwalifikacjach umożliwiających przeprowadzenie procesu wdrożenia zakończonego sukcesem.

VI. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do zapytania ofertowego.

2. Do oferty należy dołączyć wszystkie dokumenty opisane w pkt V zapytania, a także projekt umowy wdrożeniowej i powdrożeniowej umowy serwisowej.

3. Ofertę (wraz załącznikami) należy sporządzić w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.

4. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji działalności gospodarczej lub przez osobę upoważnioną do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być załączone do oferty, o ile nie wynika z innych, załączonych dokumentów.

5. W przypadku braku pieczęci imiennej osoby podpisującej ofertę podpis musi być czytelny.

6. Ewentualne poprawki powinny być naniesione czytelnie i sygnowane podpisem osób upoważnionych jw.

7. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz złożeniem oferty.

Również wszelkie inne koszty związane z dalszym postępowaniem ofertowym ponoszone są

wyłącznie przez oferenta.

8. GEKOPLAST S.A. nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

9. Jakiekolwiek odstępstwo od sposobu przygotowania oferty wraz z załącznikami jest równoznaczne z jej odrzuceniem, ze względu na niespełnienie warunków formalnych.

VII. Modyfikacja treści zapytania ofertowego

GEKOPLAST S.A. zastrzega sobie prawo modyfikacji treści zapytania ofertowego.

Modyfikacja może mieć miejsce w każdym czasie przed upływem terminu do składania ofert.

W przypadku wprowadzenia modyfikacji, informacja zostanie niezwłocznie przekazana potencjalnym Oferentom, do których zostało skierowane zapytanie ofertowe oraz zamieszczona na stronie internetowej spółki http://www.gekoplast.pl/.

VIII. Kryterium wyboru ofert

Kryterium: zgodność oferowanego oprogramowania z wymaganiami funkcjonalnymi opisanymi w załączniku 1 zapytania – waga 50%

Kryterium: cena podstawowa, stanowiąca sumę kosztów pozycji 1-3 w formularzu oferty – waga 40%

Kryterium: koszt obsługi serwisowej dodatkowej (poz. 4 w formularzu oferty)  – waga 10%

Ocena ofert będzie odbywała się w następujący sposób:

Kryterium zgodności:

Oferowane oprogramowanie musi zawierać wszystkie moduły wymienione w załączniku nr 1, tj.: rachunkowość finansowa, kadry i płace, produkcja, serwis i naprawy,  zakupy i zaopatrzenie, gospodarka magazynowa, jakość, sprzedaż, elektroniczna obsługa dokumentów.

W przypadku, jeżeli oferta pominie jakikolwiek wyżej wymieniony moduł, nie będzie podlegała ocenie.

Kompletna pod względem modułów oferta spełniająca największą ilość wymagań uzyskuje 100 punktów.

Ilość wymagań spełnionych przez kolejnych oferentów malejąco zostanie podzielona przez najwyższą ilość wymagań i pomnożona przez 100. Wynik określi ilość punktów kolejnej oferty pod względem zgodności.

Kryterium ceny podstawowej:

Najniższa cena uzyskuje 100 punktów, kolejne wg zasady jak w kryterium zgodności.

Kryterium kosztu obsługi serwisowej dodatkowej:

Najniższy koszt uzyskuje 100 punktów, kolejne wg zasady jak w kryterium zgodności i ceny podstawowej.

Osiągnięte wyniki punktowe w każdej kategorii (zgodność, cena podstawowa, koszt obsługi serwisowej dodatkowej) zostaną przemnożone przez wagę procentową każdego kryterium i zsumowane.

Przy obliczeniach zastosowane będą zaokrąglenia do drugiego miejsca po przecinku.

IX. Dodatkowe informacje

1. Wszelkie pytania, wnioski, oświadczenia prosimy kierować w formie elektronicznej na adres: b.nikiel@gekoplast.pl. Odpowiedzi, również z formie elektronicznej zostaną udzielone Oferentom pod warunkiem, że pytanie wpłynie na ww. adres nie później niż 23.12.2016 do godz. 15.30

2. GEKOPLAST S.A. zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny w każdym momencie trwania postępowania.

3. W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili sporządzenia niniejszego zapytania, GEKOPLAST S.A. zastrzega sobie prawo do odstąpienia od niektórych świadczeń objętych zapytaniem, co nie stanowi podstawy do jakichkolwiek roszczeń ze strony oferenta.

4. GEKOPLAST S.A. nie dopuszcza składania ofert częściowych.

5. GEKOPLAST S.A. przewiduje przed dokonaniem ostatecznego wyboru dostawcy  zorganizowanie na terenie spółki prezentacji wstępnie wybranego oprogramowania.

Koszt prezentacji ponosi Oferent.